INDICE

Definizioni

Parte Generale
1. Le finalità del Modello 231 di Ambrosoli S.p.A.

2. La struttura e le componenti del Modello

3. Il D.Lgs 231/01: brevi cenni

4. Storia ed attività di Ambrosoli S.p.A.

5. Il sistema di Corporate Governance di Ambrosoli S.p.A.

6. I reati rilevanti per Ambrosoli S.p.A.

7. I destinatari del Modello

8. Il Modello e i fornitori di beni e servizi

9. La violazione del Modello: definizione e conseguenze

11. Modifiche ed aggiornamento del Modello

12. Organismo di Vigilanza

13. Flussi informativi

14. Disciplina del Whistleblowing
15. Sistema disciplinare

16. Comunicazione e Formazione

Parte Speciale

Premessa alla Parte Speciale

Parte Speciale A :

Reati contro la PA e contro l’amministrazione della giustizia (Art. 24, Art. 25, Art. 25 decies D. Lgs. 231/2001 e Art. 10, co. 9, L. 146/2006)

Parte Speciale B :

Delitti informatici e trattamento illecito di dati (Art. 24-bis D. Lgs. 231/2001)

Parte Speciale C :

Delitti di criminalità organizzata (Art. 24-ter D. Lgs. 231/2001)

Parte Speciale D : Falsità in strumenti o segni di riconoscimento, delitti contro l’industria e il commercio e delitti in materia di violazione del diritto d’autore (Art. 25-bis, Art. 25-bis.1, Art. 25-novies D. Lgs. 231/2001)

Parte Speciale E :

Reati societari (Art. 25-ter D. Lgs. 231/2001)

Parte Speciale F :

Delitti contro la personalità individuale e impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (Art. 25-quinquies, Art. 25-duodecies D. Lgs. 231/2001)

Parte Speciale G :

Reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro (Art. 25-septies D.Lgs. 231/2001)

Parte Speciale H :

Ricettazione riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio (Art. 25-octies D. Lgs. 231/2001)

Parte Speciale I :

Reati ambientali (Art. 25-undecies D. Lgs. 231/2001)

Scheda di approfondimento : I reati presupposto e le sanzioni

Definizioni

G.B. Ambrosoli S.p.A. (di seguito anche “Ambrosoli”): società italiana con sede a Ronago (CO) che opera principalmente nel settore alimentare, occupandosi in particolare di produzione e commercializzazione di miele e altri articoli dolciari.

Attività sensibili :attività della Società nel cui ambito sussiste il rischio, anche potenziale, di commissione dei reati-presupposto di cui al Decreto.

CCNL :Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro attualmente in vigore in relazione alle diverse categorie di lavoratori ed applicato dalla società.

Codice Etico: Codice di Condotta/Etico adottato da Ambrosoli S.p.A.

Codice di Condotta Fornitori e Consulenti: Codice di Condotta/Etico previsto specificamente per i fornitori e consulenti della Società (cfr. voce “Fornitore”).

Consulenti :soggetti che, in ragione delle specifiche competenze professionali, prestano la propria opera intellettuale in favore o per conto della Società sulla base di un mandato o di altro rapporto di collaborazione professionale.

Decreto :Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300” e successive modificazioni o integrazioni.

Destinatari del Modello: soggetti tenuti a conoscere, applicare e rispettare il Modello, così come definiti nel dettaglio al par. 7.

Dipendenti :soggetti aventi con la società un contratto di lavoro subordinato, parasubordinato o somministrati da agenzie per il lavoro.

Flussi informativi: comunicazioni periodiche o ad hoc inviate all’OdV da ogni destinatario del Modello e dall’OdV agli organi sociali.

Fornitore: qualsiasi soggetto o società o ente pubblico che fornisca beni o servizi.

Illecito amministrativo : violazione da parte della Società del D.Lgs. 231/01 cui consegue la possibilità di applicazione delle sanzioni previste dal Decreto.

Incaricato di pubblico servizio :colui che, a qualunque titolo, presta un pubblico servizio, da intendersi come un’attività disciplinata nelle stesse forme della pubblica funzione, ma caratterizzata dalla mancanza di poteri tipici di questa ai sensi dell’Art. 358 c.p.

Modello : sistema di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società ai sensi del D.Lgs. 231/2001.

Organi sociali :il Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale della Società.

Organismo di Vigilanza o OdV :organismo previsto dall’Art. 6 del Decreto, preposto alla vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e al relativo aggiornamento.

P.A. :Pubblica Amministrazione.

Protocolli 231: Principi Generali di comportamento e Protocolli Specifici di Prevenzione così come descritti nelle singole Parti Speciali del Modello.

Procedura aziendale : i c.d. modus operandi nonché ogni procedura o policy , comunque denominata, formalizzata e adottata dalla società per regolare una determinata attività o un processo aziendale.

Pubblico ufficiale o P.U. :colui che esercita una pubblica funzione legislativa, giudiziaria o amministrativa ai sensi dell’Art. 357 c.p.

Reato-presupposto: illecito penale inserito all’interno del catalogo-reati richiamati dal D.Lgs. 231/2001 che può implicare la responsabilità dell’ente.

Soggetti apicali :persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione della società o di una sua unità dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché persone che esercitano, anche di fatto, la gestione o il controllo della società.

Schede F.P.P. 231 (“Funzioni/Processi/Protocolli 231”): tabelle, allegate al Modello, che organizzano i Protocolli Specifici di prevenzione, individuati nelle singole Parti Speciali, associandoli ai Processi aziendali e alle Funzioni di riferimento.

Soggetti subordinati :persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza dei soggetti di cui al punto precedente.

Violazione del Modello: ogni condotta, posta in essere da uno o più destinatari del Modello, che integri una violazione e/o una non conformità rispetto al Codice Etico, ai Principi Generali di comportamento, ai Protocolli Specifici di Prevenzione, alle regole che disciplinano i flussi informativi verso l’OdV e il Whistleblowing o un’infrazione significativa alle Procedure aziendali (e modus operandi ) richiamate nel Modello.

P a r t e G e n e r a l e

1. Le finalità del Modello 231 di Ambrosoli S.p.A.
Il Modello 231 di Ambrosoli è stato strutturato considerando la specifica realtà aziendale di Ambrosoli con la finalità di organizzare la “vita” dell’ente , in modo da garantire la costante attuazione di una strategia di contenimento del rischio reato che caratterizza, in potenza, tutte le attività aziendali.

Inoltre, il Modello di Ambrosoli è stato redatto valorizzando il più possibile la sua natura e funzione di strumento aziendale , cercando dunque di creare un documento semplice e “operativo”, fortemente indirizzato a fornire ai suoi destinatari principi e regole di comportamento chiari e definiti nella convinzione che il Modello 231 può finalmente concentrarsi sul suo prioritario e importantissimo compito: organizzare i processi aziendali attuando una strategia di mitigazione del rischio reato.

Il Modello di Ambrosoli è stato, dunque, strutturato a partire dagli specifici rischi reato che caratterizzano i processi aziendali di Ambrosoli, individuati e valutati attraverso un risk assessment (posto alla base e parte integrante del Modello), ispirandosi e attuando i più aggiornati e riconosciuti standard di riferimento (Linee Guida di Confindustria 2014, Linee Guida Assonime 2016, Linee Guida CNDCEC 2019, Linee Guida AFA 2018, Linee Guida ANAC, Position Papers AODV, Linee Guida UNI ISO 45001, 37001 e 22000, spunti offerti dalla giurisprudenza in materia, etc.).

Così operando, il Modello agisce su più piani e per la realizzazione di più obiettivi: culturale e formativo (promuovendo, in particolare attraverso il Codice Etico e i Principi Generali di comportamento, una politica della legalità d’impresa), organizzativo (strutturando la governance e organizzando i processi aziendali e la gestione delle risorse finanziare secondo specifiche regole studiate per il contenimento dei rischi-reato), di controllo (prevendo una rete capillare di “momenti” e “protagonisti” di vigilanza e segnalazione) e, infine, sanzionatorio (adottando un sistema disciplinare che si attiva in caso di violazioni del Modello).

Scendendo più nel particolare, il Modello di Ambrosoli, al fine di attuare gli obiettivi sopra indicati, prevede, da una parte, alcuni contenuti minimi imprescindibili e, dall’altra, alcuni strumenti che ne consentano l’ efficace attuazione .

Sul piano dei contenuti minimi, il Modello di Ambrosoli si fonda sui seguenti principali pilastri :

– integrazione tra Modello 231 e altri sistemi aziendali di gestione e controllo già esistenti ed attuati nonché sistemi di certificazione (ad esempio la ISO 45001 in tema di Salute e Sicurezza sul Lavoro e FSSC ISO 22000;

– chiara individuazione delle aree a rischio, delle funzioni coinvolte e dei process owner , delle possibili modalità di commissione dei reati, del sistema di controllo e dei presidi esistenti nonché di eventuali procedure ulteriori che consentano di ridurre il rischio ad un livello accettabile;

– continuità, congruità e integrazione dei controlli (prevedendo e regolando, nelle Parti Speciali, una reciproca sinergica collaborazione tra OdV e funzioni di controllo già esistenti);

– trasparenza e tracciabilità di ogni processo al fine della sua verificabilità;

– segregazione delle funzioni (in modo che nessun esponente aziendale possa gestire in autonomia un intero processo);

– trasparente gestione delle risorse finanziarie.

Sul piano dell’effettiva attuazione , Ambrosoli promuove e realizza (mediante regole organizzative a loro volta declinate nel Modello):

– l’effettiva applicazione dei Protocolli 231 da parte di tutti i suoi destinatari;

– la chiara attribuzione, a ciascuna Funzione coinvolta, dei Protocolli 231 che la stessa deve applicare nel gestire le proprie attività a rischio;

– la formazione e la diffusione del Modello;

– l’effettività dell’attività di vigilanza sul Modello, istituendo un Organismo di Vigilanza;

– la continuità, il monitoraggio e l’aggiornamento delle misure di prevenzione previste dal Modello;

– un sistema disciplinare che si attivi in caso di violazioni del Modello.

2. La struttura e le componenti del Modello
Il Modello di Ambrosoli è composto dalla Parte Generale e dalle Parti Speciali ed è, a sua volta, ulteriormente integrato – quali componenti strutturali fondanti l’intero “sistema 231” di Ambrosoli – dal modello di Governance ( inteso come definizione, distribuzione e strutturazione delle deleghe e dei poteri all’interno dell’organigramma aziendale), dal Codice Etico, dalle Procedure aziendali e dalle Schede “Funzioni/Processi/Protocolli 231” (di seguito “Schede F.P.P.”). In particolare:

a. La Parte Generale ha ad oggetto la descrizione sintetica della disciplina contenuta nel D.Lgs. 231/2001 e della struttura del Modello di Ambrosoli, l’individuazione dei reati rilevanti per la società, la descrizione della società, del modello di Governance , la descrizione della società e della sua struttura, l’indicazione dei destinatari del Modello, la definizione di violazione del Modello e delle sue conseguenze, la descrizione del ruolo e delle funzioni dell’Organismo di Vigilanza, la disciplina dei flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza e del Whistleblowing , la disciplina del sistema sanzionatorio applicabile in caso di violazione del Modello, l’indicazione degli obblighi di comunicazione/diffusione del Modello e di formazione del personale.

b. La Parte Speciale ha ad oggetto (i) l’indicazione delle attività “sensibili” – cioè delle attività che sono considerate dalla società – sulla base del risk assessment –come potenzialmente e maggiormente esposte a rischio di commissione di un reato-presupposto, (ii) i Principi Generali di comportamento e i Protocolli Specifici di prevenzione (anche definiti “ Protocolli 231 ”), ossia regole di comportamento (le prime operanti quali principi generali, le seconde molto più operative) e controlli posti a presidio delle suddette attività a rischio reato (iii) il richiamo delle singole Procedure aziendali ritenute attuative dei Protocolli 231 individuati in ciascuna Parte Speciale.

c. Le Schede F.P.P. 231 (“Funzioni/Processi/Protocolli 231”) organizzano i Protocolli Specifici di prevenzione, individuati nelle singole Parti Speciali, associandoli ai Processi aziendali e alle Funzioni di riferimento. In tal modo, attraverso uno schema più facilmente fruibile per i Destinatari del Modello, la singola Funzione troverà raccolti, in un unico documento, tutti i Protocolli (raccolti dunque per Funzione e Processo e non per reato/Parte Speciale) che dovranno regolare la sua attività, posti a presidio della totalità dei rischi reato a cui tale attività è esposta.

3. Il D.Lgs 231/01: brevi cenni
Il D. Lgs. 231/01 introduce e disciplina la responsabilità amministrativa dell’Ente dipendente dal reato commesso nel suo interesse o vantaggio da soggetti ad esso legati. In forza di questo decreto, nell’ottica di potenziare la prevenzione della criminalità di impresa, si estende anche al soggetto collettivo la responsabilità per alcuni reati previsti nell’elenco dei c.d. reati presupposto . Per promuovere l’attiva collaborazione dell’ente nel sistema di contrasto ai reati d’impresa, l’ordinamento esime la responsabilità dell’ente nel caso in cui questo dimostri di essersi organizzato in modo tale da prevenire i reati di cui al decreto, dotandosi di un Modello organizzativo e assegnando il compito di vigilare sulla sua adeguatezza e sulla sua concreta attuazione ad un Organismo di Vigilanza autonomo e indipendente.

Ciò premesso, volendo privilegiare la brevità e la concentrazione del presente documento, in favore della sua fruibilità e accessibilità da parte dei suoi destinatari, si preferisce limitare il più possibile la ricostruzione dei principi fondanti il D.L.gs 231/01 in materia di responsabilità amministrativa dell’Ente, ritenendo in questa sede sufficiente ripercorrere ed evidenziare i suoi pilastri fondamentali (affidando sia ai contenuti della formazione specifica in tema 231, sia alla costante presenza e reperibilità dell’OdV ogni approfondimento ulteriore di cui dovesse emergere l’esigenza) come di seguito sintetizzati per punti:

il Decreto prevede la responsabilità amministrativa dell’Ente nel cui interesse o vantaggio siano stati commessi (da parte di qualsiasi soggetto legato alla società) uno o più reati connessi all’attività aziendale, specificamente previsti dal Decreto (i c.d. “reati presupposto”), la cui consumazione è stata resa possibile a causa di un difetto organizzativo della Società (c.d. colpa di organizzazione );
in caso di commissione di uno dei “reati presupposto” nell’interesse o a vantaggio della società, l’adozione preventiva da parte della società di un Modello idoneo ed efficace potrà avere efficacia esimente ed escludere la responsabilità della società;
il Modello, in estrema sintesi, è un insieme di Protocolli che regolano i singoli processi aziendali esposti a rischio reato, diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente, vigilati – nella loro osservanza ed efficacia – da un Organismo di Vigilanza e oggetto di sanzione disciplinare, ove non rispettati;
nel caso in cui il reato sia stato commesso da un soggetto apicale , posta la maggiore immedesimazione organica con l’Ente, l’esimente opererà solo laddove sarà provata l’elusione fraudolenta del Modello adottato dall’ente da parte di chi ha commesso il reato; negli altri casi (reato commesso da persona sottoposta all’altrui direzione e vigilanza), sarà sufficiente documentare l’avvenuta adozione, prima della commissione del reato, di un Modello che fosse idoneo ed efficace;
perché il Modello possa avere efficacia “esimente”, in ogni modo, deve essere dotato di tutte le caratteristiche previste dal Decreto (all’Art. 6) e, al tempo stesso, la vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello deve essere stata affidata all’Organismo di Vigilanza;
l’efficace adozione del Modello (e la sua capacità esimente) si misura sul piano sostanziale e non formale: il Modello deve essere “vivo”, realmente conosciuto ed applicato dai suoi destinatari, costantemente “testato” per verificarne l’efficacia e sottoposto al controllo ampio e permanente dell’Organismo di Vigilanza: solo in questo modo, il Modello 231 passa dall’essere un “documento” a vera e concreta organizzazione interna dei singoli processi aziendali secondo uno schema che garantisce la costante attuazione di una strategia di contenimento del rischio reato caratterizzante, in potenza, tutte le attività aziendali;
se il Modello 231 costituisce lo strumento organizzativo “normativo”, l’Organismo di Vigilanza rappresenta, nell’interesse esclusivo dell’azienda, lo strumento di “controllo” sulla sua applicazione ed efficacia; l’OdV si occupa di curare la diffusione in azienda del Modello, la sua conoscenza, il suo funzionamento e la sua costante applicazione; l’OdV, del resto, è un interlocutore sempre reperibile/accessibile essenziale e utilissimo per ciascun lavoratore ed esponente aziendale, al quale possono essere rivolte, oltre che segnalazioni di possibili violazioni del Modello, anche domande, richieste di chiarimento o suggerimenti per il miglior funzionamento dell’organizzazione aziendale nel rispetto dei Protocolli contenuti nel Modello;
pur non essendo normativamente obbligatorio, la società ha adottato il presente Modello in quanto ritiene che si tratti di uno strumento organizzativo essenziale per la mitigazione del rischio di commissione di uno dei reati previsti dal D.L.gs 231/01;
nell’ambito dell’attività di redazione del modello, all’esito dell’attività di risk assessment , sono state selezionate, all’interno del catalogo dei reati-presupposto previsti dal D.Lgs. 231/2001, le figure di reato significativamente rilevanti rispetto all’operatività tipica di Ambrosoli;
per tutti quei casi in cui il “Sistema 231” risulti non aver funzionato correttamente ed efficacemente, il Decreto stabilisce le sanzioni che possono essere irrogate all’ente nel caso si configuri la responsabilità in relazione agli illeciti amministrativi previsti dallo stesso. In particolare, si tratta di sanzioni pecuniarie, di sanzioni interdittive, della confisca e della pubblicazione della sentenza di condanna;
il Decreto ricollega, in particolare, a ciascun illecito amministrativo la commissione di reati-presupposto e la relativa sanzione (individuata sia nel tipo che nell’edittale). L’elenco degli illeciti amministrativi con relativi reati-presupposto e sanzioni è accessibile consultando la Scheda di approfondimento allegata.

4. Storia e attività di Ambrosoli S.p.A.
Ambrosoli S.p.A. è una società italiana che opera principalmente nel settore alimentare, occupandosi in particolare di produzione e commercializzazione di miele e altri articoli dolciari nonché di alcuni prodotti per la casa.

L’azienda nasce nei primi anni del ‘900 dallo spirito imprenditoriale di Giovanni Battista Ambrosoli che, ereditata l’azienda agricola della nonna paterna rimasta senza guida, intraprende l’attività di produzione e commercializzazione del miele.

Studioso e appassionato di chimica, Giovanni Ambrosoli riesce così a coniugare il suo percorso di studi scientifico con la passione per il miele, ricercando e realizzando prodotti di eccellenza e di assoluta genuinità, attraverso la sperimentazione delle più evolute tecniche di produzione.

L’attenzione per la qualità e la sicurezza del prodotto continua oggi a rappresentare la “cifra” di Ambrosoli, azienda da anni leader sul mercato nella produzione industriale di miele e prodotti derivati.

La rosa dei prodotti di Ambrosoli vede come articolo principale il miele in vasetto, realizzato con miele acquistato da fornitori nazionali ed esteri, attentamente scelti al fine di rendere il prodotto della qualità attesa dai consumatori. L’attività dell’azienda, dunque, si concentra sulla lavorazione dei seguenti prodotti: miele in vasetto, caramelle dure e gommose e cera per mobili e pavimenti, tutti destinati ad essere venduti sia nella grande distribuzione sia in più piccole realtà locali.

5. Il sistema di Corporate Governance di Ambrosoli S.p.A.
Ambrosoli S.p.A. ha adottato un sistema di Corporate Governance tradizionale imperniato su un Consiglio di Amministrazione composto attualmente da cinque amministratori, un collegio sindacale composto da tre sindaci, e l’assemblea dei soci.

Al Consiglio di Amministrazione sono assegnati i più ampi poteri di ordinaria e straordinaria amministrazione senza alcuna limitazione, con la facoltà di compiere tutti gli atti che ritenga opportuni per l’attuazione e il raggiungimento dell’oggetto sociale.

L’articolazione dei poteri di governo societario è espressione della struttura a carattere prevalentemente familiare dell’azienda ed è ripartita tra il Presidente del Consiglio di Amministrazione cui è attribuita specifica delega e altre Funzioni che – pur non trovando espressione nel C.d.A. – sono chiamate, anche al fine di garantire il rispetto del principio di segregazione, alla partecipazione ad alcuni processi decisionali e/o gestionali (attraverso il conferimento di specifici poteri).

6. I reati rilevanti per Ambrosoli S.p.A.
Come anticipato, il Modello di Ambrosoli è stato ideato e strutturato sulla base di un’attenta e mirata valutazione dei rischi-reato presenti all’interno della totalità dei processi aziendali; è stato così possibile selezionare le attività caratterizzate da un’esposizione al rischio-reato ritenuta non insignificante secondo una misurazione improntata alla prudenza e alla valorizzazione della finalità soprattutto preventiva e operante in via molto anticipata – rispetto alla concretizzazione del rischio – dell’intero Sistema 231 che Ambrosoli ha voluto adottare.

All’esito del risk assessment , si ritiene che l’attività di Ambrosoli sia dunque potenzialmente esposta alle seguenti categorie di reato-presupposto previste dal D.Lgs 231/01:

A. Reati contro la PA e contro l’amministrazione della giustizia (Art. 24, Art. 25, Art. 25 decies D. Lgs. 231/2001 e Art. 10, co. 9, L. 146/2006);
B. Delitti informatici e trattamento illecito di dati (Art. 24- bis D. Lgs. 231/2001);
C. Delitti di criminalità organizzata (Art. 24-ter D. Lgs. 231/2001);
D. Falsità in strumenti o segni di riconoscimento e delitti contro l’industria e il commercio e di violazione del diritto d’autore (Art. 25 bis, Art. 25-bis.1, Art. 25-novies D. Lgs. 231/2001);
E. Reati societari (Art. 25-ter D. Lgs. 231/2001);
F. Delitti contro la personalità individuale e impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (Art. 25-quinquies, Art. 25 duodecies D. Lgs. 231/2001);
G. Reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro (Art. 25-septies D.Lgs. 231/2001);
H. Ricettazione riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio (Art. 25-octies D. Lgs. 231/2001);
I. Reati ambientali (Art. 25-undecies D. Lgs. 231/2001);

7. I destinatari del Modello
Sono tenuti alla piena osservanza del Modello di Ambrosoli, in ogni sua parte (compreso dunque il Codice Etico e le Procedure aziendali) ed anche se operanti all’estero per ragioni lavorative, promuovendone a loro volta la diffusione ed il rispetto:

– coloro che ricoprono funzioni apicali (membri del CdA, responsabili di Funzioni, Dirigenti, Responsabili di Funzioni di controllo);

– tutti i dipendenti della società;

– tutti quei soggetti che collaborano con la società in forza di un rapporto di lavoro parasubordinato, quali collaboratori a progetto, prestatori di lavoro temporaneo, interinali;

– coloro che hanno poteri di rappresentanza della società o comunque che operano su suo mandato;

– coloro che comunque agiscono nell’interesse della società nell’ambito di rapporti di partnership o collaborazione formalizzati, quali, ad esempio, partner commerciali o terze parti per la realizzazione o l’acquisizione di un progetto particolare.

Per quanto riguarda l’applicazione del Modello ai fornitori di beni e servizi (di seguito genericamente chiamati “ fornitori” ) si rinvia al successivo Paragrafo 8.

8. Il Modello e i fornitori di beni e servizi
Dal momento che Ambrosoli si avvale della collaborazione di soggetti esterni si ritiene opportuno disciplinare tali rapporti in modo da garantire un controllo, nei limiti di quanto attuabile da Ambrosoli, sui rischi eventualmente connessi all’esternalizzazione di determinate attività.

Va peraltro specificato che il rischio di commissione del reato da parte del fornitore non è direttamente governabile da Ambrosoli, poiché – come ovvio – la società non ha alcun potere di organizzazione e controllo sull’attività del soggetto esterno, potendo la stessa (al più) esercitare un’azione di moral suasion fondata sul rispetto di specifiche statuizioni previste da specifiche clausole contrattuali imposte da Ambrosoli.

Pertanto, in ossequio a quanto previsto dalle best practices e dalle linee guida vigenti in materia, Ambrosoli ha strutturato la gestione del rischio-reato connesso al rapporto con i fornitori individuando i seguenti imprescindibili momenti di controllo e presidi organizzativi: (i) preventiva qualifica del fornitore secondo standard qualitativi predefiniti, (ii) formalizzazione e tracciabilità del rapporto con il fornitore qualificato, (iii) inserimento nel contratto di specifiche “ clausole contrattuali 231 ”, (iv) previsione contrattuale che impegni il fornitore – per sé e per i propri eventuali sub fornitori – al rispetto del Codice di Condotta Fornitori e Consulenti.

Le Parti Speciali del Modello di Ambrosoli (a cui si rinvia), attuano dunque, con specifici protocolli operativi, detti principi, ulteriormente integrati dalla Procedura di Qualifica dei fornitori e consulenti .

Così operando, Ambrosoli ha di fatto creato uno strumento di applicazione di specifici presidi 231 ritenuti irrinunciabili che sia realmente coerente ed attuabile nonostante le peculiarità del rapporto tra committente e fornitore e, soprattutto, compatibile con l’inevitabile spazio di autonomia imprenditoriale che necessariamente conserva ogni fornitore; così si sono evitate vuote ed inapplicabili “clausole di stile” che impongano, senza alcun adeguamento alle caratteristiche concrete del rapporto, la generica applicazione, nella sua interezza, del Modello di Ambrosoli a realtà caratterizzate da rischi differenti e su cui Ambrosoli (e il suo OdV) non potranno mai avere un reale e completo potere di organizzazione e controllo.

9. La violazione del Modello: definizione e conseguenze
L’osservanza del Modello da parte di tutti i suoi destinatari è garanzia di legalità all’interno dell’azienda e strumento fondamentale di prevenzione di condotte potenzialmente a rischio reato o comunque non conformi ai principi etici a cui si ispira la società. Proprio per questo, ogni violazione del Modello, indipendentemente dalla contestuale integrazione di un reato e indipendentemente dal coinvolgimento della società ex D.Lgs 231/01, determina l’immediata reazione di Ambrosoli che interverrà:

attivando il procedimento disciplinare, ed eventualmente sanzionando, attraverso le regole descritte nel dettaglio al Paragrafo 14, il responsabile della violazione;
modificando e integrando, su impulso dell’OdV, il Modello (in tutte le sue componenti) qualora la violazione abbia evidenziato carenze nei Protocolli 231.

In questo contesto, costituisce dunque violazione del Modello ogni comportamento, posto in essere da uno o più destinatari del Modello, che sia non conforme:

– al Codice Etico di Ambrosoli S.p.A.;

– ai Principi Generali di comportamento;

– ai Protocolli Specifici di Prevenzione contenuti nelle Parti Speciali;

– alle regole che disciplinano i flussi informativi verso l’OdV descritte dal Paragrafo 13 e il Whistleblowing .

Inoltre, costituisce violazione del Modello anche la significativa infrazione – cioè un’infrazione non meramente formale ed episodica – delle Procedure aziendali espressamente richiamate nella Parte Speciale del Modello.

L’intervento di Ambrosoli in caso di violazione è tanto più efficace quanto più tempestiva sarà l’emersione della violazione del Modello. A tal fine, come prescritto nel dettaglio nel Paragrafo 13 dedicato ai flussi informativi verso l’OdV (a cui si rinvia), è essenziale che chiunque assista o venga a conoscenza di una violazione del Modello segnali tempestivamente l’accaduto all’Organismo di Vigilanza.

Sul punto si ritiene utile specificare che Ambrosoli ha preferito adottare una definizione di “violazione del Modello” volutamente molto precisa e ben delimitata, ispirata ai principi di determinatezza e tassatività, anziché ripiegare su clausole più generali. Ciò in quanto, nella prospettiva di dare al sistema 231 della società la massima efficienza, immediatezza ed efficacia, si ritiene che la sopra indicata definizione consenta di limitare il più possibile pericolosi spazi di discrezionalità e incertezza in sede di adeguamento della propria condotta al Modello, di segnalazione all’OdV di possibili violazioni, di attivazione dell’OdV e di instaurazione del procedimento disciplinare.

Allo stesso modo, la scelta di includere nel concetto di “violazione del Modello” solo le procedure aziendali espressamente richiamate nella Parte Speciale (evitando dunque un rinvio generico a tutte le procedure aziendali) contribuisce a creare un Modello 231 dai confini normativi certi. Nella medesima prospettiva, si è ancorata la “violazione del Modello” ad una infrazione significativa delle regole operative codificate nelle procedure (o nei modus operandi ), cioè a quelle infrazioni che integrino una non conformità non meramente formale ed episodica rispetto al Codice Etico, ai Principi Generali di comportamento o ai Protocolli Specifici di Prevenzione.

10. Modifiche e aggiornamento del Modello
Il CdA di Ambrosoli è competente all’adozione e alla modifica del Modello sia autonomamente sia su eventuale impulso dell’OdV. In particolare, andranno sempre valutati e nel caso adottati eventuali interventi correttivi o integrativi sul Modello quando:

a. emergono violazioni o elusioni dei Protocolli 231 che ne abbiano fatto emergere l’inidoneità, la carenza o l’inefficacia rispetto al ruolo di mitigazione e contenimento del rischio reato che essi si prefiggono;

b. intervengono modifiche normative che impattano sul D.Lgs 231/01 o sui reati presupposto;

c. intervengono modifiche organizzative rilevanti all’interno di Ambrosoli;

d. emergono indagini penali per reati presupposto o per illeciti amministrativi a carico di suoi esponenti e/o dell’Ente.

Inoltre, più in generale, dal momento che l’idoneità preventiva del Modello Organizzativo è strettamente legata al funzionamento e all’adeguatezza delle procedure, è fondamentale che sia sempre garantita la piena consonanza e corrispondenza tra i Protocolli 231 e le singole procedure che ne sono attuazione e specifica declinazione.

Per questo motivo, l’introduzione di nuove procedure e le modifiche di quelle esistenti necessarie per l’attuazione del Modello devono avvenire in conformità con i Principi generali di controllo e i Protocolli Specifici di prevenzione stabiliti dal Modello.

L’adozione di nuove procedure o l’introduzione di eventuali modifiche operative a quelle esistenti è approvata dall’Amministratore Delegato o Direttore Generale (autonomamente o su impulso del CdA e/o dell’OdV) che ne informa per iscritto il CdA e l’OdV onde consentire una verifica sulla loro adeguatezza. Il CdA conserva a sua volta piena autonomia con riferimento all’adozione e modifica delle Procedure e dunque può intervenire direttamente in qualsiasi momento modificandole o adottandone di nuove e di ciò dà comunicazione all’OdV e alle funzioni interessate.

Tutto quanto sopra vale necessariamente anche per eventuali modifiche organizzative che incidono sulla distribuzione delle funzioni all’interno dei singoli processi rappresentate nelle Schede F.P.P. 231.

11. Organismo di Vigilanza

11.1 Funzione e attività
In applicazione delle previsioni di cui all’art. 6, comma 1, lett. b) del D.Lgs. 231/01, Ambrosoli istituisce un Organismo di Vigilanza (OdV) a cui è affidato il compito di “vigilare sul funzionamento e sull’osservanza dei modelli e curare il loro aggiornamento ”. L’OdV, in particolare, svolge attività analitiche e funzionali necessarie a mantenere efficiente e operativo il Modello, raggruppabili in tre macro aree:

1. analisi, vigilanza e controllo sull’osservanza e sul funzionamento del Modello;

2. impulso sull’aggiornamento del Modello;

3. formazione sul Modello.

L’OdV opera sia mediante controlli indiretti (di qui l’importanza di una corretta strutturazione dei flussi informativi e dei report periodici), sia potendo effettuare anche controlli in linea, ed è inquadrabile come Organo di controllo di secondo/terzo (livello Linee Guida CNDCEC 2019).

Nell’ambito della propria attività, l’OdV può, ad esempio:

– compiere verifiche sul rispetto del Modello, sui Principi Generali di comportamento, sui Protocolli Specifici di prevenzione, sulle Procedure aziendali; ciò avviene, in particolare, attraverso la pianificazione annuale di controllo sulle aree a rischio individuate dal Modello e i Protocolli 231 ad esse associati;

– effettuare controlli sulle operazioni di gestione finanziaria e di tesoreria;

– svolgere verifiche periodiche su operazioni di maggior rilievo (per la controparte pubblica, per il valore economico, per la natura della prestazione, etc.);

– svolgere verifiche sul corretto funzionamento dei flussi informativi;

– compiere accertamenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro;

– effettuare controlli con riferimento alla catena dei fornitori;

– avvalersi dell’ausilio e del supporto del personale dipendente;

– avvalersi di consulenti esterni qualora sopravvenissero problematiche che richiedano l’ausilio di competenze specifiche;

– sollecitare, in caso di emersione di violazioni del Modello, l’attivazione del procedimento disciplinare mediante informativa al CdA;

– in accordo con la funzione competente, definire i programmi di formazione del personale nell’ambito delle tematiche sul D.Lgs. 231/01.

L’Organismo di Vigilanza è normativamente investito di tutti i poteri di iniziativa e controllo su ogni attività aziendale e livello del personale, ed ha un esclusivo vincolo di dipendenza gerarchica dal Consiglio di Amministrazione, cui riferisce tramite il proprio Presidente.

I compiti e le attribuzioni dell’OdV e dei suoi membri non possono essere sindacati da alcun altro organismo o struttura aziendale, fermo restando che il Consiglio di Amministrazione può verificare la coerenza tra quanto svolto dallo stesso Organismo e le politiche interne aziendali.

L’Organismo di Vigilanza svolge le sue funzioni attuando i seguenti principi essenziali:

– continuità d’azione;

– tracciabilità della propria attività;

– riservatezza (l’OdV è tenuto al più stretto riserbo a tutela del segreto professionale in merito alle informazioni ricevute nell’espletamento della sua attività);

– collaborazione con gli altri Organi di controllo.

A tal fine, l’Organismo di Vigilanza deve dotarsi di un proprio Regolamento di OdV che regoli gli aspetti più organizzativi e logistici della propria attività (modalità di convocazione delle riunioni, quorum, verbalizzazione, gestione della casella di posta elettronica, archiviazione della documentazione ricevuta e/o prodotta, gestione delle segnalazioni, etc.). Il Regolamento, pur rimanendo di esclusiva competenza dell’OdV, viene trasmesso al CdA per una presa d’atto.

L’Organismo di Vigilanza, infine, si riunisce con cadenza almeno trimestrale , svolgendo – al di fuori delle riunioni formali – attività costante e continua di cui conserva traccia scritta e garantendo sempre la collegialità – in caso di OdV non monocratico – e preventiva condivisione di qualsiasi atto verso l’esterno posto in essere a nome dell’OdV (invio di email, telefonate, etc.).

11.2 Requisiti dell’OdV e cause di ineleggibilità
L’OdV, per espressa previsione legislativa e sulla base dei più aggiornati standard di riferimento, deve garantire il rispetto dei requisiti soggettivi di autonomia , indipendenza, professionalità , onorabilità , come di seguito sinteticamente specificati (per una più completa illustrazione si rinvia alle Linee Guida di Confindustria 2014 e alla Linee Guida CNDCEC 2019):

a. Autonomia: requisito, previsto dalla Legge, che impone che all’OdV siano assegnati tutti i poteri necessari e opportuni per l’efficace svolgimento delle proprie attività senza alcuna forma di interferenza e condizionamento da parte dell’Ente e dei suoi soggetti apicali. Non possono dunque essere previste limitazioni ai poteri dell’OdV e allo stesso deve essere attribuito annualmente un budget di spesa, utilizzabile senza autorizzazione preventiva per lo svolgimento della propria attività di vigilanza e controllo (le modalità di utilizzo e rendicontazione del budget sono regolate nel Regolamento dell’OdV). Per le medesime ragioni, l’OdV è dotato di un libero potere di accesso alla documentazione aziendale e a tutti i locali di pertinenza di Ambrosoli e ha facoltà di acquisire informazioni da ogni suo esponente, in qualsiasi momento.

b. Indipendenza: requisito che individua la necessaria condizione di assenza di conflitto di interesse e di totale separatezza dalla società e dal suo management , con il conseguente divieto di far partecipare l’OdV a qualsiasi atto gestorio. Se l’autonomia va intesa come libertà d’azione e di autodeterminazione con conseguente attribuzione di poteri supportati da capacità di spesa, l’indipendenza attiene maggiormente all’attitudine mentale e al modus operandi del componente dell’OdV, il quale deve dunque essere completamente esonerato da compiti operativi e gestori.

c. Professionalità : requisito che indica il necessario possesso di capacità professionali in capo a ciascun membro dell’OdV, cercando di garantire, all’interno di una composizione collegiale, un buon bilanciamento tra le diverse competenze specialistiche richieste per l’attività dell’OdV (penalistiche, di controllo interno e valutazione del rischio, riferite all’attività peculiare svolta dalla società, etc.).

d. Onorabilità: si ritiene assolutamente opportuno che ciascun componente dell’OdV goda di credibilità e integrità etica e professionale rispetto all’attività che è chiamato a svolgere.

Al fine di garantire il rispetto pieno dei requisiti di autonomia, indipendenza e onorabilità sopra descritti, Ambrosoli individua le seguenti cause di ineleggibilità secondo cui i membri dell’Organismo di Vigilanza non devono:

– essere coniuge, convivente, parente o affine entro il quarto grado degli amministratori, dei soggetti che detengono quote/azioni significative della società (o delle società da questa controllate o che la controllano) e dei revisori incaricati dalla società di revisione;

– avere rapporti di tipo economico con la società al di fuori di quelli strettamente collegati al compenso per la funzione svolta in qualità di OdV (a titolo meramente esemplificativo rapporti di lavoro, di consulenza, incarichi professionali etc.);

– trovarsi in condizione di particolare vicinanza personale o di dipendenza economica rispetto agli amministratori o agli azionisti di riferimento;

– trovarsi in qualsiasi altra situazione di palese o potenziale conflitto di interessi;

– essere stati sottoposti a misure di prevenzione disposte dall’autorità giudiziaria ai sensi della legge 27 dicembre 1956 n. 1423 ( legge sulle misure di prevenzione nei confronti delle persone pericolose per la sicurezza e per la pubblica moralità ) o della legge 31 maggio 1965 n. 575 ( disposizioni contro la mafia );

– essere indagati o essere stati condannati, anche con sentenza non ancora definitiva o emessa ex Artt. 444 e ss. c.p.p. (patteggiamento) o anche con pena condizionalmente sospesa, salvi gli effetti della riabilitazione:

(i) per uno o più illeciti tra quelli tassativamente previsti dal D. Lgs. 231/2001;

(ii) alla reclusione per un tempo non inferiore a due anni per un qualunque delitto non colposo;

– la condizione di essere interdetto, inabilitato, fallito o essere stato condannato, anche con sentenza non definitiva, ad una pena che comporti l’interdizione, anche temporanea, da uffici pubblici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi.

11.3 Nomina, revoca, sostituzione, decadenza e recesso
Il Consiglio di Amministrazione nominal’Organismo di Vigilanza, motivando il provvedimento riguardante la scelta di ciascun componente in ragione delle specifiche competenze richieste.

Ambrosoli, considerate le dimensioni della Società, ammette sia un OdV collegiale a maggioranza di membri esterni, sia un OdV monocratico, purché, in tale ultimo caso, con componente unico esterno. Nella scelta dei membri esterni, si faranno prevalere le caratteristiche di professionalità sopra descritte; nella scelta dell’eventuale membro interno, dovrà escludersi la nomina di esponenti dotati di poteri di gestori o che siano a capo di processi esposti a particolari rischi.

In regime di adozione ordinaria del Modello, la durata dell’incarico è di tre anni (in modo da garantire continuità d’azione e la strutturazione di un piano dei controlli attuabile e verificabile nel lungo periodo, con possibilità di lettura e revisione dei risultati raccolti e introduzione di misure correttive), rinnovabile massimo una volta.

Fermo quanto previsto al punto precedente, la revoca dall’incarico di membro dell’OdV può avvenire solo attraverso delibera del Consiglio di Amministrazione e solo in presenza di giusta causa. Sono condizioni legittimanti la revoca per giusta causa:

– la perdita dei requisiti di eleggibilità sopra indicati;

– l’inadempimento agli obblighi inerenti l’incarico affidato;

– la mancanza di buona fede e di diligenza nell’esercizio del proprio incarico;

– la mancata collaborazione con gli altri membri dell’OdV;

– l’assenza ingiustificata a più di due adunanze dell’OdV;

– la sopravvenuta incapacità o impossibilità ad esercitare l’incarico.

In presenza di giusta causa, il Consiglio di Amministrazione revoca la nomina del membro dell’OdV non più idoneo e, dopo adeguata motivazione, provvede alla sua immediata sostituzione.

Ciascun componente dell’OdV può recedere in qualsiasi istante dall’incarico, previo preavviso minimo di un mese con comunicazione scritta e motivata al Consiglio di Amministrazione. Anche in caso di decadenza o recesso di uno dei componenti dell’OdV, il Consiglio di Amministrazione provvede tempestivamente alla sua sostituzione.

13. Flussi informativi
Il D.Lgs 231/01 disciplina l’obbligo di istituire appositi flussi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza in relazione all’esecuzione di attività sensibili e di situazioni anomale o comunque di possibili violazioni del Modello. Tutti i destinatari del Modello, dunque, sono tenuti alla massima cooperazione, trasmettendo all’OdV ogni informazione utile per l’espletamento delle sue funzioni. A sua volta, l’OdV riporterà al CdA, con apposito flusso informativo, l’esito della propria attività, così che l’organo gestorio possa porre in essere con tempestività ed efficacia tutti i correttivi al Modello e all’organizzazione aziendale che risultino necessari alla luce delle segnalazioni e sollecitazioni ricevute dall’OdV. Qui di seguito verranno dunque distinti e illustrati i Flussi Informativi verso l’OdV e i Flussi Informativi dell’OdV .

13.1 Flussi informativi verso l’OdV
Le segnalazioni all’OdV rappresentano uno strumento fondamentale per lo svolgimento dell’attività di vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e, in Ambrosoli, si dividono in:

(i) Segnalazioni ad hoc di possibili violazioni del Modello o di eventi che rendono opportuna l’immediata informativa all’OdV;

( ii) informazioni periodiche.

Si specifica, quale premessa, che sono tenuti al rispetto e all’applicazione dei flussi informativi verso l’OdV tutti i destinatari del Modello così come sopra elencati nel dettaglio al Par. 7. Con riferimento al flusso informativo utilizzabile dai fornitori di beni e servizi, si rinvia ai Protocolli dedicati, alla Procedura di qualifica dei fornitori e alle “Clausole contrattuali 231” adottate da Ambrosoli.

Si aggiunge inoltre che, laddove il segnalante ritenga, di voler usufruire di una maggior protezione della sua riservatezza può sempre utilizzare i canali di segnalazione regolati nel Par. 14 sul Whistleblowing . Con riferimento invece alla protezione del segnalante da eventuali atti ritorsivi o discriminatori, quali effetto della segnalazione, Ambrosoli adotta le protezioni previste dall’art. 6 commi 2 ter e 2 q uater del D.Lgs 231/2001 a tutela di ogni soggetto segnalante anche laddove sia stato utilizzato il canale di segnalazione dei flussi informativi verso l’OdV regolato nel presente paragrafo anziché quello Whistleblowing regolato dal Par. 14.

(i) Segnalazioni ad hoc : deve essere comunicata senza ritardo ed obbligatoriamente all’OdV ogni notizia che abbia per oggetto i seguenti eventi:

– la possibile violazione del Modello (secondo la definizione di “violazione del Modello” contenuta nel Paragrafo 10 a cui si rinvia), anche solo ipotizzata, da parte di uno dei suoi destinatari;

– i provvedimenti e/o le notizie provenienti dall’Autorità giudiziaria o da qualsiasi altra Autorità o fonte (ad esempio, notizie giornalistiche) dai quali si evinca lo svolgimento di indagini/accertamenti, riguardanti la Società o suoi esponenti (sia apicali che sottoposti) o suoi fornitori e partner commerciali, per i reati o gli illeciti amministrativi di cui al Decreto contestabili all’ente;

– le richieste di assistenza legale da parte dei Dirigenti e/o dai dipendenti in caso di avvio di procedimento giudiziario per i reati previsti dal Decreto;

– l’avvio di procedimenti disciplinari, i provvedimenti sanzionatori e di licenziamento;

– le eventuali modifiche apportate al sistema delle deleghe, dei poteri autorizzativi e delle procure, ovvero l’avvenuta attribuzione o revoca degli stessi;

– eventuali infortuni sul luogo di lavoro, ovvero provvedimenti assunti dall’Autorità Giudiziaria o da altre Autorità in tema di salute e sicurezza sul lavoro;

– eventuali provvedimenti assunti dall’Autorità Giudiziaria o da altre Autorità in materia ambientale;

– eventuali azioni o reclami promossi da concorrenti, fornitori, consumatori che riportino notizie relative alla sicurezza e genuinità del prodotto;

– casi di risoluzione dei contratti con fornitori di beni o servizi o casi in cui siano formalizzate contestazioni attinenti alla violazione delle “clausole contrattuali 231” o del “Codice di condotta fornitori e consulenti” nei confronti dei medesimi soggetti;

– casi di incidenti di sicurezza informatica di particolare gravità.

Le segnalazioni ad hoc vengono comunicate all’OdV attraverso apposito numero telefonico, posta ordinaria o casella di posta elettronica dedicata, come di seguito specificato:

Telefono : 025992101

Posta ordinaria: Studio Legale Associato Isolabella, Via Fontana n. 4, 20122, Milano – all’attenzione dell’Avv. Giulia Mari

Posta elettronica: odv@ambrosoli.it

Le segnalazioni, anche anonime, devono descrivere in maniera circostanziata i fatti oggetto della segnalazione stessa.

Anche gli altri organi di controllo che ricevono segnalazioni sono tenuti a dare tempestiva comunicazione all’OdV delle situazioni di cui vengono a conoscenza e che potrebbero integrare violazioni del Modello o comunque che abbiamo attinenza con le attività a rischio regolate dal Modello.

(ii) Informazioni periodiche: oltre alle segnalazioni sopra descritte, devono essere obbligatoriamente trasmesse all’OdV tramite i citati canali e preferendo il canale di posta elettronica:

– le relazioni periodiche delle funzioni di controllo, quando presenti;

– tutte le informazioni, i documenti e le segnalazioni espressamente previste nel dettaglio nelle Parti Speciali del Modello di Ambrosoli, a cui si rinvia integralmente.

Ambrosoli, in ogni modo, adotta la “Procedura Flussi informativi periodici verso l’OdV” con il riepilogo dei doveri informativi associati a ciascuna funzione, le relative scadenze e le Parti Speciali di riferimento.

Inoltre potranno essere previsti (su convocazione dell’OdV di Ambrosoli) ulteriori momenti di scambio informativo attraverso, ad esempio, l’organizzazione di riunioni congiunte anche per la formulazione di indirizzi comuni riguardo alle attività di vigilanza e alle eventuali modifiche e integrazioni da apportare ai Modelli.

In relazione alle tre categorie di flussi sopra descritte e fatta salva la disciplina del Whistleblowing a cui è dedicato un paragrafo specifico del Modello, l’OdV adotta misure idonee per garantire la riservatezza dell’identità di chi trasmette informazioni all’Organismo stesso. Inoltre saranno sanzionati comportamenti volti volontariamente ed esclusivamente a rallentare l’attività dell’OdV o a danneggiarla o in caso di violazioni strumentali o in mala fede. La società garantisce i segnalanti in buona fede contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione.

Le segnalazioni ricevute e la documentazione gestita dall’OdV sono conservate dall’OdV stesso in un apposito archivio, cartaceo o informatico. L’accesso a tale archivio è consentito solo ai soggetti autorizzati di volta in volta dall’OdV e sulla base di una motivazione specifica su cui deve esservi parere unanime dell’OdV.

12.2 Flussi informativi dell’OdV
L’OdV riferisce semestralmente al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale (anche laddove un membro del Collegio Sindacale sia anche membro dell’OdV), con una relazione che dia conto:

– dell’attività svolta nel periodo di riferimento;

– delle eventuali criticità emerse, delle segnalazioni ricevute e delle violazioni del Modello eventualmente riscontrate;

– degli interventi correttivi pianificati e del loro stato di realizzazione;

– della necessità di introdurre eventuali aggiornamenti del Modello o di adottare nuovi presidi a copertura delle criticità/segnalazioni/violazioni emerse;

– del Piano dei controlli per il periodo successivo;

– delle segnalazioni ricevute nell’ambito del flusso Whistleblowing (così come regolate nel Par. 15).

Fermo restando i termini di cui sopra, il Presidente, il Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale hanno comunque facoltà di convocare in qualsiasi momento l’OdV il quale, a sua volta, ha la facoltà di richiedere, attraverso le funzioni o i soggetti competenti, la convocazione – innanzi all’OdV – dei predetti organi quando lo ritiene opportuno.

Il Collegio Sindacale, per l’affinità professionale e i compiti che gli sono attribuiti dalla legge, è uno degli interlocutori privilegiati e istituzionali dell’OdV. I membri del Collegio Sindacale, al fine di valutare l’adeguatezza dei sistemi di controllo interno, devono essere sempre informati dell’eventuale commissione dei reati previsti dal D.Lgs. 231/01 e di eventuali violazioni o carenze del Modello.

13. La disciplina del Whistleblowing
Di recente, è entrata in vigore la Legge 30 novembre 2017, n. 179 (che ha introdotto il comma 2bisdell’art. 6 D.Lgs 231/01) recante disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni circostanziate di condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs 231/01, fondate su elementi di fatto precise e concordanti, o di violazioni del Modello di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato (c.d. whistleblowing ).

Lo scopo del presente paragrafo è quello dunque di introdurre, all’interno del Sistema 231 ma secondo una struttura autosufficiente ed autonoma , un protocollo che regoli, in applicazione della citata Legge, il processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni da chiunque inviate o trasmesse, anche in forma confidenziale o anonima.

Il presente Protocollo è composto da cinque parti (in coerenza con le previsioni normative) dedicate a regolare: (i) l’oggetto della segnalazione, (ii) la forma e le modalità di effettuazione della segnalazione, (iii) le modalità di gestione delle segnalazioni da parte dell’OdV e le conseguenti attività, (iv) la tutela del segnalante, (v) le sanzioni disciplinari applicabili.

(i) Oggetto della segnalazione . Parallelamente ai flussi informativi previsti dal Par. 13, ogni destinatario del Modello che venga a conoscenza, in ragione delle funzioni svolte, di:

– condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs 231/01 (dunque, riferite ad uno dei reati presupposto a cui è dedicato il Modello di Ambrosoli) fondate su elementi di fatto precisi e concordanti,

– violazioni del Modello di Ambrosoli (per il concetto di “violazione” si rinvia al Par. 9),

può sempre darne segnalazione circostanziata all’OdV secondo le modalità qui di seguito specificate.

(ii) Forma e modalità di effettuazione della segnalazione . La segnalazione può essere:

– firmata dal segnalante , il quale appone il proprio nome e cognome in calce alla segnalazione;

– anonima : in questo caso la segnalazione sarà presa in carico solo se sufficientemente precisa e circostanziata tale da rendere possibile la comprensione della fattispecie e l’avvio di una indagine.

In entrambi i casi è fatto obbligo per il segnalante di dichiarare se ha un interesse privato collegato alla segnalazione.

Il segnalante ha a disposizione due differenti canali che garantiscono la piena riservatezza dell’identità del segnalante, ossia:

Canale 1: Studio Legale Associato Isolabella, Via Fontana n. 4, 20122, Milano – all’attenzione dell’Avv. Giulia Mari

Canale 2: giulia.mari@studioisolabella.it

( iii) Modalità di gestione delle segnalazioni di parte dell’OdV e conseguenti attività : l’Organismo di Vigilanza è l’unico destinatario, designato da Ambrosoli, delle segnalazioni che seguono il flusso Whistleblowing , il quale può tuttavia affidarsi – solo se lo ritenga utile o necessario per la complessità degli approfondimenti a consulenti esterni incaricati ad hoc dall’OdV con competenze penalistiche/investigative, al fine di svolgere tutte le indagini e gli approfondimenti conseguenti. L’OdV/il consulente eventualmente coinvolti sono responsabili di trattare tutte le segnalazioni in modo confidenziale, coerente e tempestivo. L’OdV, inoltre, assicura che l’indagine sia accurata, che abbia una durata ragionevole e che rispetti l’anonimato del Segnalante e delle persone coinvolte, incluso il soggetto eventualmente segnalato.

Al termine dell’indagine:

a. In caso di esito positivo dell’indagine (ossia evidenza della commissione di un illecito/una violazione del Modello), l’OdV produce una nota scritta con l’ iter dell’indagine, le prove raccolte e le conclusioni cui si è giunti in merito alle presunte violazioni o i reati segnalati, riportando immediatamente al CdA (ma sempre garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante) affinché adotti le misure che ritenga opportune sia organizzative che disciplinari.

Il Segnalante che abbia commesso o sia stato coinvolto in un comportamento illegittimo non sarà esente da eventuali provvedimenti disciplinari per il solo fatto di aver segnalato un proprio o altrui comportamento illegittimo; tuttavia tale circostanza sarà presa in considerazione come elemento mitigatore nella valutazione di eventuali provvedimenti disciplinari da adottare.

b. Per quelle segnalazioni che risultassero invece non confermate , l’OdV, previa redazione di una nota scritta che rimane a suoi atti, riferirà al CdA nell’ambito del paragrafo della relazione periodica al CdA dedicato al flusso Whistleblowing , contenente le informazioni aggregate sulle risultanze dell’attività svolta a seguito delle segnalazioni ricevute e risultate non confermate.

Il Segnalante, ove non rimasto anonimo, deve sempre essere informato sull’esito della sua segnalazione dall’OdV, entro tre mesi dalla segnalazione medesima. Ove l’indagine risulti particolarmente complessa, alla scadenza del termine di tre mesi l’OdV dovrà comunque aggiornare il segnalante in merito all’attività in corso.

(iv) Tutela del segnalante: per espressa previsione normativa, in nessun caso e prescindendo completamente dall’esito della segnalazione, il segnalante può essere destinatario di atti di ritorsione o discriminazione, diretti o indiretti, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.

Secondo quanto previsto dall’art. 6 comma 2bis e 2ter D.Lgs 231/01, l’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei segnalanti può essere denunciata all’Ispettorato Nazionale del Lavoro, per i provvedimenti di propria competenza, oltre che dal segnalante, anche dall’organizzazione sindacale indicata dal medesimo. Inoltre, il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto segnalante è nullo. Sono altresì nulli il mutamento di mansioni ai sensi dell’articolo 2103 del Codice civile, nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del segnalante. È onere del datore di lavoro, in caso di controversie legate all’irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della segnalazione, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.

(v) Sanzioni disciplinari applicabili: tutti coloro che si rendano responsabili di atti ritorsivi o discriminatori diretti o indiretti nei confronti del segnalante saranno soggetti a procedimento disciplinare e sanzioni secondo le previsioni del successivo Par. 14.

Ugualmente, sarà soggetto alle medesime sanzioni il segnalante che abbia effettuato segnalazioni infondate con dolo o colpa grave.

14. Sistema disciplinare

14.1 Principi generali
La predisposizione di un sistema sanzionatorio per la violazione delle prescrizioni contenute nel Modello è condizione essenziale per assicurare l’effettività del Modello stesso. Al riguardo, infatti, gli articoli 6, comma 2, lettera e), e 7, comma 4, lettera b), del Decreto prevedono che i Modelli di organizzazione e gestione devono “introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello”.
Ai fini del presente sistema sanzionatorio e nel rispetto delle previsioni di cui alla contrattazione collettiva, costituiscono condotte oggetto di sanzione le azioni o i comportamenti posti in essere in violazione del Modello secondo la definizione di cui al precedente Par. 10, nonché per le violazioni della disciplina sul Whislteblowing di cui al par. 14.

L’individuazione e l’applicazione delle sanzioni devono tener conto dei principi di proporzionalità e di adeguatezza rispetto alla violazione contestata. A tale proposito, possono assumere rilievo le seguenti circostanze:

– tipologia dell’illecito contestato;

– circostanze concrete in cui si è realizzato l’illecito;

– modalità di commissione della condotta;

– gravità della violazione, anche tenendo conto dell’atteggiamento soggettivo dell’agente (grado della colpa o intensità del dolo);

– eventuale commissione di più violazioni nell’ambito della medesima condotta;

– eventuale concorso di più soggetti nella commissione della violazione;

– eventuale recidività dell’autore.

La presente disciplina del sistema disciplinare deve essere pubblicata e resa nota a tutti i suoi destinatari, anche mediante affissione in zone frequentate e visibili.

Dopo aver ricevuto la segnalazione, l’Organismo di Vigilanza deve immediatamente porre in essere i dovuti accertamenti – sempre mantenendo la riservatezza del soggetto segnalante e dei soggetti coinvolti nella situazione su cui si sta procedendo – e, se del caso, sollecitare l’attivazione del procedimento disciplinare presso la funzione competente.

Le sanzioni, così come previste dal Regolamento Disciplinare affisso in azienda, sono adottate dagli organi aziendali competenti secondo le previsioni del CCNL.

14.2 Misure nei confronti degli amministratori, consiglieri e sindaci
Nel caso di violazione del Modello (cfr. definizione di “violazione” di cui al Par. 10) da parte di uno o più Amministratori, Consiglieri e/o Sindaci di Ambrosoli, l’OdV informa il Consiglio di Amministrazione e/o il Collegio Sindacale, i quali, in base alle rispettive competenze, procederanno ad assumere una delle seguenti iniziative, tenendo conto della gravità della violazione e conformemente ai poteri previsti dalla legge e/o dallo Statuto:

– dichiarazioni nei verbali delle adunanze;

– diffida formale;

– revoca della delega;

– richiesta di convocazione o convocazione dell’Assemblea con, all’ordine del giorno, l’adozione di adeguati provvedimenti nei confronti dei soggetti responsabili della violazione, ivi compreso l’esercizio di azioni giudiziarie volte al riconoscimento della responsabilità dell’amministratore e/o del sindaco nei confronti della Società e al ristoro degli eventuali danni subiti e subendi.

Tenuto conto che gli Amministratori e Consiglieri di Ambrosoli sono nominati dall’Assemblea dei Soci, nell’ipotesi in cui si ravvisino violazioni del Modello tali da compromettere il rapporto di fiducia con l’esponente aziendale, ovvero sussistano comunque gravi ragioni connesse alla tutela dell’interesse e/o dell’immagine della Società, si procederà alla convocazione dell’Assemblea dei Soci per deliberare in merito alla eventuale revoca del mandato.

14.3 Misure nei confronti dei dipendenti
I comportamenti tenuti dai lavoratori dipendenti, in violazione del Modello (cfr. definizione di “violazione” di cui al Par. 10), sono definiti come “illeciti disciplinari”, ai sensi del CCNL applicabili alla categoria di riferimento.

Le sanzioni irrogabili rientrano tra quelle previste dai citati CCNL e applicate nel rispetto di quanto indicato dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori e dalla normativa di riferimento.

Le categorie astratte degli inadempimenti descrivono i comportamenti sanzionabili, in relazione ai quali sono previsti provvedimenti sanzionatori secondo i principi di proporzionalità e adeguatezza.

14.3.1 Dirigenti
In caso di violazione, da parte di Dirigenti, delle prescrizioni previste nel Modello si provvederà ad applicare nei confronti dei responsabili, le misure disciplinari più idonee in conformità a quanto previsto dalle norme di legge e dalla contrattazione collettiva applicabile.

In particolare:

– laddove la violazione di una o più prescrizioni del Modello sia di gravità tale da ledere il rapporto di fiducia, non consentendo la prosecuzione anche provvisoria del rapporto di lavoro, il dirigente incorre nel provvedimento del licenziamento senza preavviso;

– qualora la violazione sia di minore entità ma pur sempre di gravità tale da ledere irreparabilmente il vincolo fiduciario, il dirigente incorre nel licenziamento giustificato con preavviso;

– in caso di violazione che non leda il rapporto di fiducia, si applicano le medesime sanzioni previste per gli operai, impiegati, quadri.

14.3.2 Operai, Impiegati, Quadri
In conformità alle previsioni contenute nel CCNL per i Lavoratori addetti all’Industria Alimentare:

– incorre nei provvedimenti di ammonizione verbale, ammonizione scritta, multa non superiore a tre ore di retribuzione o sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per un periodo non superiore a tre giorni di effettivo lavoro, secondo la gravità del comportamento, il lavoratore che commetta una violazione del Modello, essendo tale comportamento in contrasto con i doveri del dipendente;

– incorre nel provvedimento di licenziamento con preavviso il lavoratore che commetta una violazione di notevole rilievo del Modello;

– incorre nel provvedimento di licenziamento senza preavviso il lavoratore che adotti un comportamento diretto al compimento di un reato sanzionato dal Decreto, ovvero posto in essere in violazione del Modello e tale da cagionare alla Società grave nocumento morale e/o materiale o integrare un reato.

14.3.3 Misure nei confronti dei collaboratori, consulenti, fornitori e altri partner contrattuali
Ogni comportamento posto in essere nell’ambito di un rapporto contrattuale con terze parti in violazione del Modello (cfr. definizione di “violazione” di cui al Par. 9) determina la risoluzione o il recesso dal rapporto contrattuale, a seconda dei casi, in virtù delle clausole che Ambrosoli prevede nelle “Clausole contrattuali 231” o comunque secondo le previsioni contenute nella Procedura di qualifica dei fornitori e consulenti.

15. Comunicazione e formazione
L’OdV supervisiona e coordina l’attività di comunicazione, diffusione e pubblicazione del Modello, curandone l’accessibilità sia su supporto cartaceo nelle linee di produzione, sia mediante pubblicazione su cartelle di rete a cui è possibile accedere dal proprio computer aziendale. Con le medesime modalità è garantito l’accesso alle Procedure aziendali citate dalle Parti Speciali.

L’OdV, inoltre, coordinandosi con il Direttore Generale, pianifica su base annua periodici eventi formativi a cui partecipa personalmente, sul funzionamento generale del Modello, nonché sui Protocolli 231 rilevanti per le singole funzioni destinatarie della formazione. È inoltre organizzata una specifica attività di formazione sul tema dei flussi informativi e delle segnalazioni Whistleblowin g.

È importante che la formazione venga differenziata a seconda dell’area di rischio ove operano i destinatari e della funzione dagli stessi ricoperta all’interno dell’azienda.

Ogni eventuale modifica e/o aggiornamento del presente documento sono comunicati a tutto il personale aziendale mediante i medesimi strumenti di accesso e pubblicità sopra indicati.

I nuovi assunti sono sempre informati a cura dell’Ufficio del Personalein merito all’esistenza del Codice Etico e del Modello 231 di Ambrosoli, così come di tutti i suoi allegati, ricevendo istruzioni sui loro contenuti principali e sulle modalità di accesso ai singoli documenti citati (o, in alternativa, ricevendone copia cartacea).

Ai fornitori di beni e servizi, in occasione della sottoscrizione del contratto o durante i contatti precedenti in fase di qualifica, è sempre consegnato il Codice di Condotta dei Fornitori e consulenti così come previsto dal Parte Speciale A.

Ambrosoli assicura la tracciabilità delle iniziative di formazione e la formalizzazione delle presenze dei partecipanti, così come i riscontri dei dipendenti in merito all’effettivo apprendimento o spunti di miglioramento.